4 кроки до успішної реалізації проекту

Що таке проект? Чи знадобиться вміння правильно його організувати у повсякденному житті? На ці та ще багато питань стажери Klitschko Foundation шукали відповідь на тренінгу з основ управління проектами, який проводила Олена Бердникова, старший тренер-консультант у CBSD/Thunderbird в Україні. Стажери фонду мали “підкріпились” теорією і вже на тренінгу почали розробляти плани проектів Фонду.

Проект чи ні?

Перш за все, давайте розмежуємо поняття проекту та звичайної системної діяльності. Проект – тимчасова дія, призначена для створення унікальних продуктів, послуг або результатів.

Кожен проект має фінансове, часове та якісне обмеження. Умовно вони називаються triple constraints. Успішним проектом можна вважати той, що виконаний у повному обсязі за заданий час, у рамках бюджету та при цьому задовольняє очікування і приносить додану цінність у коротко- та довгостроковій перспективі.

Проектне середовище

Успішному проекту необхідні зацікавлені сторони. Таких людей у проектному менеджменті називають стейкхолдерами.Розрізняють 2 групи стейкхолдерів:
зовнішні - партнери, спонсори, конкуренти; внутрішні – менеджери, працівники організації, підрядники, волонтери. Усі вони мають пряме або опосередковане відношення до проекту. Ваш успіх залежить від того, наскільки хорошими ви вибудуєте з ними відносини.

Керівник проекту відіграє важливу роль у формуванні співпраці зі стейкхолдерами. У його обов’язки входить:

  • виконати план;
  • організувати команду;
  • розподілити завдання між членами команди
  • забезпечити комунікацію зі стейкхолдерами
  • оцінити проміжні результати проекту і кінцевий продукт.

Життєвий цикл проекту: з чого все почати і коли закінчити?

ЕТАП 1. ІНІЦІЮВАННЯ

Будь-який проект, а ним може бути навіть вечірка до дня народження, ділиться на менші частини. “Ініціювання” – це період, коли керівник організації вирішує, що саме варто зробити і чи варто його робити взагалі. На цьому етапі аналізують, чи можливо втілити проект.  Якщо відповіді на ці питання позитивні, варто почати відбір членів команди, презентувати їм свою ідею та створити статут (паспорт) проекту. Це завдання зазвичай виконує менеджер. Він розраховує ресурси, які потрібні для втілення проекту. Ключовими складовими статуту є:

  • опис проблеми, яку вирішує проект;
  • ціль проекту;
  • пропозиції щодо вирішення;
  • аналіз альтернатив;
  • зв’язок запропонованого рішення зі стратегічними цілями;
  • основні етапи та тривалість
  • основні результати та критерії успіху;
  • можливі ризики та обмеження;
  • зв’язок з іншими проектами;
  • бюджет

Кожен елемент статуту є важливою його складовою. Проте принциповою є мета – для чого ми це робимо? Її формулюють за принципом SMART:

  • specific – чітка;
  • measurable – вимірювана;
  • attainable – досяжна;
  • result oriented - орієнтована на результат;
  • time-bound - обмежена в часі.

ЕТАП 2. ПЛАНУВАННЯ

Коли SMART-ціль та усі пункти статуту сформовані, переходимо до етапу “Планування”.

Сюди входить: розрахунок обсягу робіт, планування часу, вартості, якості та залучення людських ресурсів, адже проект потребує тренованої, організованої та мотивованої команди. Може здатися, що існують нюанси, які не варті вашої уваги. Але це помилкова думка. До плану потрібно внести усі ризики, оцінити їхню ймовірність та силу впливу, а також забезпечити запобіжні заходи. Також варто скласти план комунікації, бо вона складає 90% вдалого проекту, хоча часто залишається поза увагою.

ЕТАП 3. РЕАЛІЗАЦІЯ

Після того, як все детально сплановано, можна переходити до фази “Реалізації”. Це, власне, - основна частина проекту і вершина проектної діяльності.

ЕТАП 4. ЗАВЕРШЕННЯ

Фаза “Завершення” - останній етап життєвого циклу проекту, що включає в себе моніторинг та контроль. На цьому етапі залишається лише

  • підтвердити завершення проекту, переконавшись, що його об’єм та задачі виконано, а продукт створено і передано кінцевому бенефіціару;
  • письмово зафіксувати можливості і загрози для наступних проектів;
  • підписати акти, отримати підтвердження про закінчення проекту;
  • висловити подяку стейкхолдерам та провести банкет для усіх учасників.

Якісне виконання усіх етапів передбачає кропітку працю та великий обсяг роботи. Повірте, старання не будуть марними і ви успішно втілите заплановане в життя.

Тепер ви маєте уявлення про проектну діяльність і переконалися, що Project Management потрібний навіть у повсякденній діяльності людини. Вміння планувати полегшить реалізацію вашого задуму і забезпечить ефективність. Організовуйте правильно :)