4 шага к успешной реализации проекта

Что такое проект? Понадобится ли умение правильно его организовать в повседневной жизни? На эти и многие другие вопросы стажеры Klitschko Foundation искали ответ на тренинге «Основы управления проектами», который проводила Елена Бердникова, старший тренер-консультант в CBSD/Thunderbird в Украине. Стажеры фонда "подкрепились" теорией и уже на тренинге начали разрабатывать планы проектов Фонда.

Проект или нет?

Прежде всего давайте разделим понятия проекта и обычной системной деятельности. Проект – временное действие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. То есть любой проект имеет финиш – результат, который будет видим для всех, в отличии от «закулисной» подготовительной деятельности. К тому же финальный продукт должен отличаться от остальных похожих. Именно тогда результат имеет право называться проектом и будет нести ценность.

Каждый проект имеет ограничения (triple constraints) – бюджет, время и качество – которые направляют его. Если же он выходит за рамки хотя бы одного, это тянет за собой и другие. Поэтому успешным можно считать проект, который выполнен в полном объеме за определенное время, в рамках бюджета и при этом удовлетворяет ожидания и приносит дополнительную ценность в коротко/долгосрочной перспективе (соответствует стратегическим целям организации).

Проектная среда

Ни один проект не берется из ниоткуда. Это труд людей и результат их коммуникации. Таких людей в Project Management называют стейкхолдерами (заинтересованными лицами). И внешние (клиенты, партнеры, спонсоры, конкуренты), и внутренние ( подрядчики, менеджеры, работники организации) стейкхолдеры имеют прямое или косвенное отношение к проекту. Ваш проект настолько успешен, насколько успешны ваши отношения с заинтересованными стороны.

Немалую роль в формировании отношений со стейкхолдерами и успешной реализации проекта играет руководитель проекта. В его обязанности входит:

  • исполнение плана
  • организация и тренировка команды
  • распределение задач, коммуникация со стейкхолдерами
  • управление командой
  • оценка прогресса проектов относительно плана
  • оценка качества продуктов относительно запланированного плана

Жизненный цикл проекта: с чего все начинается и где же конец?

ЭТАП 1. ИНИЦИИЮВАННЯ

Даже само название «жизненный цикл» разрешает провести аналогию с чем-то природным и ежедневным. Любой проект, а им может быть и вечеринка в честь дня рождения, делиться на фазы. Период, когда принимается решение «будем ли делать» называют «Инициированием». На этом этапе происходит анализ выполнимости и нужности в данной ситуации. При наличии позитивных результатов следующими шагами будут выбор команды и статут (паспорт) проекта, который дает право менеджеру задействовать все ресурсы организации на операциях проекта. Ключевыми составляющими статута есть:

  • проблема (или возможность), которую решает проект
  • цель проекта
  • предложение относительно решения
  • анализ альтернатив
  • связь предложенного решения со стратегическими целями
  • основные результаты и критерии успеха
  • основные риски и ограничения
  • связь с другими проектами
  • основные этапы и длительность
  • бюджет

Каждый элемент статута – важная его составляющая. Но один из наиболее сложных в определении это цель. Ее формулируют по принципу SMART:

Specific – четкая

Measurable – измеряемая

Attainable – достигаемая

Result Oriented – ориентирована на результат

Time-Bound – ограничена во времени.

ЭТАП 2. ПЛАНИРОВАНИЕ

Сформулировав SMART-цель и другие составляющие статута, происходит переход на этап «Планирования».

Это и планирование объема работ, в том числе и организация работы с помощью Иерархической структуры работ (Work Breakdown Structure), и планирование времени, стоимости, качества и человеческих ресурсов, ведь проекту нужна тренированная, организованная и мотивированная команда. Есть еще кое-какие нюансы, которые, кажется, не надо планировать да и мало кто этим занимается, однако это ошибочное представление. Например, риски тоже надо вносить в план, оценить их вероятность и силу влияния, а также обеспечить превентивные меры. Также стоит спланировать коммуникацию, так как она составляет 90% проектного менеджмента, но почему-то остается несправедливо недооцененной.

ЭТАП 3. РЕАЛИЗАЦИЯ

После того, как все детально и четко спланировано, можно переходить к фазе «Реализации». Это, собственно, апогей проектной деятельности – выпуск коллекции одежды, день свадьбы, день рождения друга, презентация книги и т. п.

ЭТАП 4. ЗАВЕРШЕНИЕ

Фаза «Завершение» - последний этап жизненного цикла проекта, который включает мониторинг и контроль. На этом этапе остается лишь

  • подтвердить завершение проекта, убедившись, что его объем и задачи выполнены, а «продукт» создан,
  • сделать записи (зафиксировать все, что может помочь в следующих проектах),
  • провести работу со стейкхолдерами (подписать акт, получить подтверждение об окончании проекта, выразить благодарность и провести банкет).

Правильное и качественное выполнение всех этапов предусматривает усердный труд и большой объем работы, в том числе и письменной. Однако эти старания не будут напрасными. Благодаря им ваш проект пройдет, как по маслу, ведь даже форс-мажоры будут учтены.

Думаю, после прочтения этой статьи вы поняли, что Project Management так или иначе присутствует и нужен даже в повседневной деятельности обычного человека. А профессиональный подход только облегчает успешную реализацию вашего замысла. Организовывайте правильно :)